AI-gedreven lead kwalificatie en offerte-automatisering voor KKNH
20 uur per week kwijt aan leads die niet eens geïnteresseerd zijn
Kunststof Kozijn Noord Holland plaatst al 15 jaar kwalitatieve kozijnen en zonwering bij particulieren. Het vakmanschap? Dat zit goed. Maar het succes bracht een onverwacht probleem. Elke week ging er 20 uur op aan het nabellen van ingekochte leads. Veel daarvan bleken helemaal niet geïnteresseerd. En dan de offertes: 30 tot 60 minuten kopiëren en plakken in Word, 40 keer per maand. De uren liepen op. Tijd voor klanten adviseren en het bedrijf laten groeien? Die was er nauwelijks.
"Wij onderscheiden ons door expertise binnen ons vakgebied en leveren en het adviseren van klanten. Daar willen we onszelf vooral mee bezig houden."
Van chaos naar controle in slechts 4 weken
Lead management automatisering
Voorheen werd elke ingekochte lead opgebeld zonder te weten of diegene überhaupt zat te wachten op een telefoontje. Nu wordt er eerst een belafspraak ingepland. Dat doen we met Make, Airtable, de WhatsApp Business API en een Google Calendar integratie.
Geautomatiseerde offertegeneratie
Met het succes van de lead automatisering pakten we direct door naar het volgende pijnpunt: de offertegeneratie. We bouwden een Softr portal als centrale hub die automatisch fabriekstekeningen verwerkt, subsidies berekent en complete PDF-offertes opmaakt. Adviseurs vullen alleen nog een formulier in en uploaden de foto's. Klaar.
Klaar voor verdere ontwikkeling
Het team pakte beide systemen direct op. Geen maandenlange trainingen, maar gewoon aan de slag met tools die technisch geavanceerd zijn maar gebruiksvriendelijk blijven. Daarmee ligt er nu een stevige basis voor verdere automatiseringen.
28 uur per week terug. Niet door harder te werken, maar door slimmer te bouwen. Van telefoontjes plegen naar projecten aannemen.
Lead kwalificatie via WhatsApp
Inkomende leads krijgen binnen 60 seconden een gepersonaliseerd WhatsApp bericht. Een AI-chatbot voert het eerste gesprek, stelt de juiste vragen en geeft elke lead een score. Alleen als iemand serieus is, wordt er een belafspraak ingepland. De chatbot is rechtstreeks gekoppeld aan de agenda van de adviseurs. Het resultaat: 90% minder tijd aan leadopvolging (van 20 naar 2 uur per week) en 60% hogere conversie van lead naar afspraak.
Offertes genereren in 2 minuten
Het nieuwe offerte portal neemt al het repetitieve werk uit handen. Upload de fabriekstekening en het systeem herkent automatisch het projectnummer, berekent toepasselijke subsidies op basis van vierkante meters en glastype, en maakt een complete PDF op. Inclusief foto's, tekeningen en berekeningen. Geen copy-paste fouten meer, 96% tijdsbesparing per offerte en 40% snellere doorlooptijd voor klanten.
De resultaten overtroffen alle verwachtingen. In totaal bespaart het team nu 28 uur per week. Dat is meer dan een halve FTE die vrijkomt voor waardevolle werkzaamheden. De lead responstijd verbeterde van gemiddeld 5-12 uur naar 1 minuut, wat direct zichtbaar is in de 60% hogere conversie van lead naar afspraak.
Bij de offerte generatie zien we misschien wel de meest impactvolle verbetering. Waar adviseurs eerst 45 minuten gemiddeld nodig hadden per offerte, kost het nu nog maar 2 minuten. Copy-paste fouten zijn volledig geëlimineerd en klanten krijgen 40% sneller hun offerte.
Het mooie is dat deze tijdswinst direct doorwerkt in de groei van het bedrijf. KKNH kan nu meer projecten aannemen, heeft tijd om aan strategische doelen te werken, en het team kan zich focussen op waar ze goed in zijn: klanten adviseren en kwaliteit leveren.
Wil je na het lezen van deze case meteen beginnen met jouw project?
