De meeste automatiseringsprojecten in de installatiebranche beginnen op de verkeerde plek. Ze beginnen bij het grootste probleem. Begrijpelijk, maar het grootste probleem is zelden het beste startpunt.
Hoe je laaghangend fruit herkent
Vier vragen. Zeg je er drie of vier keer ja op, dan heb je beet.
Gebeurt het elke week opnieuw? Iets dat vier keer per jaar voorkomt hoef je niet te automatiseren. Iets dat veertig keer per week gebeurt wel, ook als het per keer maar drie minuten kost.
Liggen de regels en keuzes vast? Kun je in twee zinnen uitleggen wat er moet gebeuren, dan kan een systeem het.
Gaat het over gegevens die al ergens staan? Overtypen is het makkelijkste werk om weg te halen, want er hoeft niets bedacht te worden.
Weet je wie erover gaat? Eén eigenaar, één beslisser. Processen waar drie afdelingen iets van vinden, duren drie keer zo lang en vallen misschien niet onder laaghangend fruit.
Vijf processen die bij vrijwel elk installatiebedrijf op alle vier scoren:
1. De werkbon van papier af
Dit is de nummer één. Een monteur vult zijn bon op locatie in op zijn telefoon: uren, materialen, foto's en een handtekening van de klant. Klaar als hij het pand verlaat, niet vrijdagmiddag bij de koffie.
De winst zit niet in het typewerk dat je op kantoor bespaart, al scheelt dat ook. De winst is dat je nacalculatie dinsdag klopt in plaats van over drie weken. Loopt een project uit de klauwen, dan zie je dat terwijl je er nog iets aan kunt doen.
2. De offerte die zichzelf vult
Je calculator kent zijn vak. Wat hij niet hoeft te doen is klantgegevens overtypen, standaard teksten opzoeken en met de hand een PDF opmaken die er precies zo uitziet als de vorige tweehonderd.
Aanvraag komt binnen, gegevens staan er al in, hij vult de calculatie aan en de offerte rolt eruit in je huisstijl. Zegt de klant ja, dan wordt diezelfde offerte de opdracht. Zonder dat iemand iets overneemt.
3. Facturen die volgen uit wat er gedaan is
Zodra werkbonnen digitaal binnenkomen, is de factuur nog een optelsom. Uren maal tarief, materialen uit de bon, termijnen uit de opdracht. Iemand controleert en drukt op verzenden.
Bij bedrijven die dit doen gaat de tijd tussen oplevering en factuur van weken naar dagen. Dat scheelt direct in je werkkapitaal.
4. Inkoopfacturen tegen pakbonnen
De groothandel levert, de pakbon gaat mee de bus in en de factuur komt drie weken later. Dan zit iemand te puzzelen of dat klopt. Meestal klopt het. Soms niet, en de kans dat je het opmerkt is klein.
Pakbonnen scannen en automatisch matchen met inkoopfacturen en projecten is inmiddels standaardwerk. Alleen de uitzonderingen komen nog op je bureau.
5. De "wanneer komen jullie"-telefoontjes
Reken mee. Vijf van die telefoontjes per dag, vijf minuten per stuk inclusief opzoeken en terugbellen. Dat is ruim twee uur per week, en niemand wordt er blijer van.
Een bevestiging zodra je inplant, een bericht de dag ervoor, een melding als de monteur onderweg is. De klant belt niet meer, want hij weet het al. Kost je een koppeling tussen je planning en je mail of WhatsApp.
Wat je juist niet als eerste doet
Je planning. Bij installatiebedrijven zit die in het hoofd van één of twee mensen die weten welke monteur je bij welke klant zet en wie er in juli op vakantie is. Daar liggen de regels niet vast, dat is vakmanschap. Elke keer dat wij daar tóch vroeg aan beginnen, blijkt de helft van het proces nergens opgeschreven te staan. Doe het later, en dan als hulpmiddel.
Je complexe calculaties. Grote projecten met staffels, uitzonderingen en meerwerk. Kan prima, alleen is het geen quick win.
En vooral: niet alles tegelijk. Het traject waarin je in één klap overstapt op een nieuw systeem voor je hele bedrijf is precies het traject dat achttien maanden later nog niet af is en waar niemand meer in gelooft. Kies één proces, lever het op, laat het draaien. Dan het volgende.
De volgorde
Begin bij de werkbon. Zodra uren en materialen digitaal binnenkomen op het moment dat ze ontstaan, worden je nacalculatie, facturatie en projectinzicht bijna vanzelf mogelijk. Eén stap die drie andere makkelijker maakt.
Zo'n traject duurt maar een aantal weken. Je hoeft je boekhoudpakket of je ERP er ook niet voor weg te gooien: meestal bouwen we ernaast en maken we een koppeling.
Wil je weten welk proces bij jou het snelste rendeert? Plan een call. We nemen je route van aanvraag tot factuur door en je krijgt een concrete volgorde terug: wat eerst, wat later, en wat je beter kunt laten liggen.
.avif)
