Pak een project van vorige maand. Eentje die al gefactureerd is. Volg de naam van die klant door je bedrijf heen en tel hoe vaak iemand hem heeft ingetypt.
Bij de meeste installatiebedrijven kom je op zes.
De route die je gegevens afleggen
Een aanvraag komt binnen via de mail. Iemand zet de klantgegevens in de Excel-lijst waar jullie aanvragen bijhouden. De calculator maakt de offerte en typt naam, adres en contactpersoon opnieuw over.
Daarna gaat het pas echt lopen. De projectleider maakt een map aan en zet het project in de planning. De monteur krijgt een werkbon mee, op papier of als PDF, met diezelfde adresgegevens erop. Hij schrijft zijn uren op de achterkant en levert de bon vrijdag in. Iemand op kantoor typt ze over in de urenregistratie. Bij de nacalculatie komen de materialen er handmatig naast. Eind van de maand gaan dezelfde klant, hetzelfde adres en hetzelfde projectnummer nog een keer het boekhoudpakket in voor de factuur.
Zes keer dezelfde gegevens, zonder dat er onderweg iets aan is toegevoegd.
De tijd is het probleem niet
Reken het even door. Vijftien minuten overtypen per project, tweehonderd projecten per jaar: vijftig uur. Vervelend, maar daar gaat je bedrijf niet aan onderdoor.
Wat wel pijn doet zit in de gaten tussen de stappen.
Levert een monteur zijn bon pas vrijdag in, dan weet je maandag pas wat een project heeft gekost. Een tikfout in een uurtarief betekent dat je een klus met verlies afsluit en nooit achterhaalt waarom. Twee weken tussen oplevering en factuur is twee weken later je geld. En belt een klant met de vraag hoe het ervoor staat, dan moet iemand drie systemen opengooien en een monteur bellen om antwoord te geven.
Zo is het gegroeid, en dat is logisch
Niemand heeft ooit besloten om gegevens zes keer over te typen. Het is gegroeid. Er kwam een boekhoudpakket bij. Er kwam een Excel-lijst omdat de mailbox onoverzichtelijk werd. Er kwam een planbord toen jullie meer mensen gingen aannemen. Elk systeem loste op dat moment een echt probleem op.
Alleen praat geen van die systemen met de andere. Dus doet een mens de vertaling. Meestal steeds dezelfde persoon, en meestal degene die het bedrijf het beste kent. Bij tien man werkt dat prima. Bij veertig man staat je administratie voor een groot deel stil zodra zij een week op vakantie gaat.
Meer software kopen helpt niet
De reflex is een groter pakket zoeken, eentje die alles doet van calculatie tot facturatie. Soms werkt dat. Vaker koop je iets dat tachtig procent van je proces dekt en verzin je workarounds voor de rest. Twee jaar later heb je een duur systeem en nog steeds je Excel-lijsten.
Wij komen bij bedrijven binnen die drie pakketten hebben draaien en alsnog alles met de hand overzetten. De vraag is dan niet welk pakket erbij moet. De vraag is waar de gegevens blijven steken.
De regel erachter is simpel. Gegevens worden één keer ingevoerd, op de plek waar ze ontstaan. Daarna erft elke volgende stap wat de vorige al wist: de offerte wordt de opdracht, de opdracht wordt de werkbon, en die werkbon vult je nacalculatie en je factuur.
Doe de telling
Je hoeft ons niet te geloven. Pak dat project van vorige maand en tel zelf. Elk moment waarop iemand een naam, een adres, een projectnummer of een aantal uren overneemt uit een ander systeem: één streepje.
Blijf je onder de drie, dan zit het goed en heb je dit stuk niet nodig. Kom je boven de vijf, dan is onze proces scan misschien iets voor jou. We lopen je route van offerte tot factuur na, en je weet precies waar je moet beginnen.
.avif)
