Herinner je de tijd dat elk bedrijf "digitaal moest”? Bedrijven die websites bouwden omdat het kon, niet omdat ze wisten wat ze ermee wilden bereiken. Apps die niemand gebruikte. Systemen die meer problemen creëerden dan ze oplosten.
We maken nu exact dezelfde fout met AI.
LinkedIn staat vol met posts over AI-implementaties. Elk softwarebedrijf plakt "AI-powered" op hun product. Ondernemers voelen de druk om mee te doen en zijn bang om achter te blijven.
Maar hier is wat niet iedereen vertelt: de meeste processen die bedrijven met AI proberen op te lossen, hebben helemaal geen AI nodig.
De vraag die je jezelf moet stellen
Voordat je ook maar één euro uitgeeft aan AI, stel jezelf deze vraag: "Wat probeer ik op te lossen, en waarom zou AI daar beter in zijn dan een reguliere automatisering?"
Niet: "Kunnen we AI gebruiken voor dit proces?"
Maar: "Is AI de beste oplossing voor dit probleem?"
Wanneer je géén AI nodig hebt
Laat ik je een voorbeeld geven van een gesprek dat ik vorige maand had.
Een klant van ons wilde AI inzetten om offertes te maken. "De AI kan toch de klantgegevens analyseren en een offerte genereren?"
Technisch gezien zou dat natuurlijk kunnen, maar toen we dieper in het offerteproces gingen duiken, bleek:
- Ze hadden 5 standaard pakketten
- Prijzen waren gebaseerd op vaste criteria (oppervlakte, type materiaal, regio)
- De offerte bevatte altijd dezelfde secties
Dit is geen AI-probleem. Dit is een automatiseringsprobleem.
De oplossing zonder AI:
- Formulier waarin adviseur selecteert: oppervlakte, materiaal, regio, etc.
- Systeem berekent prijs op basis van vaste regels
- Template wordt automatisch ingevuld
- PDF wordt gegenereerd
- 100% voorspelbaarheid
De oplossing mét AI:
- AI-model trainen op historische offertes
- AI laten "begrijpen" wat klant nodig heeft
- AI laten prijs "inschatten" op basis van context
- Checks bouwen omdat AI soms rare conclusies trekt
- Geen 100% voorspelbaarheid
Waarom zou je de AI-route kiezen? Omdat het hip klinkt? Omdat je concurrent het doet?
Het fundamentele verschil
Hier is waar het misgaat: mensen denken dat AI automatisch "beter" is omdat het intelligenter klinkt. AI en automatisering doen fundamenteel andere dingen.
Reguliere automatisering is perfect voor processen waar:
- De regels helder zijn
- De input voorspelbaar is
- Je elke keer hetzelfde resultaat wilt
- Nauwkeurigheid belangrijker is dan flexibiliteit
AI is nuttig voor processen waar:
- Er geen vaste regels zijn
- Elke situatie uniek is
- Context en nuance belangrijk zijn
- Je flexibiliteit belangrijker vindt dan 100% voorspelbaarheid
Concrete voorbeelden: wanneer wél en wanneer niet
❌ Geen AI nodig: Data van A naar B verplaatsen
Je krijgt dagelijks leads binnen via je website. Die moeten in je CRM, met een notificatie naar de verkoper.
Wat bedrijven denken: "AI kan intelligent bepalen welke verkoper de beste match is!"
De realiteit: Je hebt vaste criteria. Regio, type product, grootte van de deal. Dat zijn regels. Geen interpretatie nodig.
Beste oplossing: Simpele automatisering die checkt: als lead uit regio X, ga naar verkoper Y. Klaar. Werkt 100% van de tijd, kost vrijwel niets.
✅ Wel AI nuttig: Leads kwalificeren via gesprekken
Je krijgt honderden leads binnen. Sommige zijn serieus, andere zijn aan het rondkijken. Je wilt alleen met serieuze leads in gesprek.
Wat bedrijven denken: "We maken een chatbot met vaste vragen!"
De realiteit: Elke lead communiceert anders. De één is direct, de ander vaag. Sommigen stellen vragen die je niet verwacht. Een vaste chatbot loopt vast bij de eerste afwijking.
Beste oplossing: AI die begrijpt wat iemand bedoelt, ook als ze het niet perfect verwoorden. Die doorvraagt op basis van de context. Die inschat of iemand serieus is, niet alleen op basis van ja/nee antwoorden, maar door het hele gesprek te begrijpen.
❌ Geen AI nodig: Facturen verwerken van vaste leveranciers
Je krijgt elke week facturen binnen van dezelfde 10 leveranciers. Altijd hetzelfde format. Altijd dezelfde velden.
Wat veel bedrijven denken: "AI kan toch alle facturen 'lezen' en verwerken!"
De realiteit: Je facturen zijn gestructureerd. Verschillende gegevens en bedragen staan altijd op dezelfde plek.
Beste oplossing: Een automatisering die weet: bij leverancier X staat bedrag in veld Y. Haal eruit, importeer in onze boekhoudsoftware. Geen AI nodig, wel 100% nauwkeurig.
✅ Wel AI nuttig: Klantvragen beantwoorden
Klanten mailen met vragen. Over levertijden, producten, retourzendingen, technische specs. Geen twee vragen zijn hetzelfde.
Klanten stellen hun vraag op 50 verschillende manieren. "Wanneer komt mijn bestelling?" of "Ik heb vorige week besteld, hoe lang duurt het nog?" of "Order #12345, waar blijft ie?". Allemaal dezelfde vraag, maar order specifieke antwoorden.
Beste oplossing: AI die de intentie begrijpt, relevante info opzoekt in je systemen, en een contextgericht antwoord formuleert. Niet een standaard template, maar écht antwoord op hun specifieke situatie.
Hoe wij het aanpakken
Wanneer we in gesprek zijn en er wordt geroepen: "we willen AI", beginnen we niet met bouwen, maar met vragen:
- Wat wil je bereiken?
- Hoe werkt het proces nu?
- Wat gaat er mis?
- Waarom denk je dat AI de oplossing is?
En heel vaak blijkt dat er helemaal geen AI nodig is. Ze hebben gewoon een goed gebouwde automatisering nodig.
De bottom line
AI is geen doel. Het is een middel. En zoals elk middel: alleen nuttig als het het juiste gereedschap is voor de klus.
Stop met denken: "We moeten AI hebben."
Start met denken: "We moeten dit proces beter maken. Wat is de beste manier?"
Soms is dat AI, maar vaak is dat gewoon een slimme automatisering. En meestal is het een combinatie: automatisering voor het voorspelbare werk, AI voor de complexe uitzonderingen.
En als een simpele automatisering het werk doet? Prima. Dan bespaar je geld, tijd en complexiteit. En lever je exact hetzelfde resultaat. Het gaat om het resultaat. Niet om de manier waarop je er komt.
Wil je weten of jouw processen AI nodig hebben, of dat reguliere automatisering beter werkt? Plan een Discovery Workshop. We analyseren je processen, identificeren wat echt waarde oplevert, en vertellen je eerlijk wat de beste aanpak is.
